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3 choses à (ne pas) faire lors d’une réunion

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Une entreprise est capable de fournir un travail constructif lorsque ses employés prennent le temps de s’asseoir autour d’une table et de discuter. Il est vrai que nombre d’entre eux ne seront pas emplis de joie à l’idée de participer à des réunions. Celles-ci peuvent parfois s’avérer particulièrement chronophages et inutiles, ce qui génère une certaine frustration. Heureusement pour vous, nos conseils feront de vous un expert de la réunion réussie.

1. À faire : laisser vos collègues s’exprimer et écouter. À ne pas faire : les longues tirades et digressions

Vous pensez qu’il n’y a rien de plus frustrant que ne pas avoir droit à la parole ? Dans ce cas, avez‑vous déjà vécu une réunion une personne ne peut s’arrêter de parler ? Vous l’aurez donc compris, il est important de pouvoir trouver un équilibre entre ces deux extrêmes. Si quelqu’un digresse sur un point, reprenez tout simplement la parole par un petit résumé de ses idées. En revanche, s’il aborde un sujet important, pensez à planifier une autre réunion afin de débattre plus longuement de ce sujet. Essayez dans la mesure du possible d’inclure tout le monde à la conversation, par exemple en invitant les extravertis à laisser la parole aux personnalités plus introverties.

2. À faire : préparer la réunion et demander un input. À ne pas faire : donner uniquement votre avis

Assister à une réunion où vous vous sentez totalement inutile, ça peut être réellement irritant. Un petit conseil qui peut vous sauver ? N’organisez pas une réunion si vous pouvez tout écrire dans un e-mail. Le but d’une réunion est justement que tout le monde puisse donner son point de vue et apporter sa contribution. Ne précipitez pas les choses et accordez à tout le monde un temps de parole.

Terminez la réunion par une conclusion qui reprend les différents points abordés. N’oubliez surtout pas de donner suite à ce qui a été dit et à mettre en place des actions. Commencez éventuellement la réunion suivante en prenant quelques minutes pour dresser les choses qui ont changé.

En fixant un planning que vous respectez, vous faites d’une pierre deux coups : vous ne connaîtrez plus de réunions interminables et vous pourrez déterminer les thèmes au préalable, tout comme les personnes devant participer. Vous évitez ainsi d’inviter une personne pour qui la réunion n’est pas pertinente.

3. À faire : rester concentré(e). À faire : éviter les sources de distractions.

Dans un monde idéal, personne n’est en retard à une réunion. Malheureusement, le monde dans lequel nous vivons est loin d’être parfait. Veillez donc à ce que les retardataires ne sèment pas totalement le trouble. Ne recommencez pas depuis le début, laissez‑les simplement combler leur retard. Vous pouvez éventuellement leur donner deux mots d’explication sur les points importants qu’ils auraient manqués.

Dans la mesure du possible, essayez d’interdire l’utilisation des GSM et ordinateurs portables. Si vous deviez quand même recevoir un appel, il est préférable de vous isoler au calme dans un local, afin de ne pas perturber la réunion. Vous sentez que vous perdez leur attention ? Donnez la parole à toutes les personnes présentes et faites-les participer.

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